وقتی نمی‌توانی سیستم را عوض کنی، از کجا می‌توانی شروع کنی؟

در مرور الگوهای تکرارشونده در بخشی از جلسات کوچینگ، مشکل با مدیر بالادست یکی از موضوعات پرتکرار بود. اما راه‌حل همیشه این نبود که مدیر باید تغییر کند.

گاهی مراجع لازم بود مرز روشن‌تری بگذارد. گاهی باید گفت‌وگویی را که مدت‌ها عقب انداخته بود انجام می‌داد. گاهی لازم بود به‌جای حدس‌زدن درباره نظر مدیر، مستقیم سؤال کند. گاهی باید درخواست مشخص‌تری مطرح می‌کرد یا تصمیمی را که در محدوده اختیار خودش بود جلو می‌برد.

شرایط بیرونی ممکن بود همان بماند، اما نحوه حضور فرد در آن شرایط تغییر می‌کرد. همین تغییر گاهی رابطه و فضای اطراف را هم تغییر می‌داد.

یک سیستم فقط ساختار و فرایند نیست؛ از رابطه‌ها و الگوهای رفتاری آدم‌ها هم ساخته شده است. وقتی یک نفر رفتارش را تغییر می‌دهد، بقیه هم با وضعیت تازه‌ای روبه‌رو می‌شوند.

اگر مدیری که همیشه همه کارها را خودش انجام می‌داده، شروع به تفویض روشن و پیگیری منظم کند، رابطه او با تیم تغییر می‌کند. اگر فردی که همیشه از گفت‌وگوی دشوار فرار می‌کرد، محترمانه و مستقیم وارد آن شود، الگوی رابطه تغییر می‌کند. اگر مدیری که همیشه منتظر دستور بوده، با تحلیل و پیشنهاد وارد گفت‌وگو شود، نحوه دیده‌شدن او هم می‌تواند تغییر کند.

این به این معنا نیست که یک نفر می‌تواند هر سیستم معیوبی را اصلاح کند. نمی‌تواند. اما می‌تواند یکی از حلقه‌های سیستم را تغییر دهد و همین تغییر ممکن است روی حلقه‌های دیگر اثر بگذارد.

در یکی از الگوهای استخراج‌شده از جلسات، فاصله میان تصمیم و اقدام موضوع مهمی بود. فرد ممکن است بداند چه می‌خواهد و حتی بداند چه کاری باید انجام دهد، اما تا زمانی که قدم بعدی، مسئولیت، زمان و حمایت لازم روشن نشود، تغییر در حد تصمیم باقی می‌ماند.

برای همین یکی از سؤال‌هایی که برای خودم مهم شده این است: این گفت‌وگو چه چیزی را به حوزه عمل مراجع برمی‌گرداند؟ نه اینکه تمام مسئله را حل کند؛ بلکه اینکه مراجع بداند چه چیزی را باید بپذیرد، چه چیزی را می‌تواند تغییر دهد، روی چه چیزی می‌تواند اثر بگذارد و قدم بعدی خودش چیست.

گاهی بعد از این کار، مدیر واکنش متفاوتی نشان می‌دهد، تیم مسئولیت‌پذیرتر می‌شود یا حدود اختیار روشن‌تر می‌شود. گاهی هم هیچ‌کدام تغییر نمی‌کنند.

اما حتی در آن حالت، مراجع اطلاعات مهم‌تری دارد. می‌داند چه کاری از دستش برمی‌آید، چه چیزی واقعاً خارج از اختیار اوست و آیا قدم بعدی مذاکره، ادامه‌دادن، تغییر نقش یا حتی ترک آن محیط است.

برای من، یکی از ارزش‌های کوچینگ همین است: تبدیل مسئله‌ای که بزرگ و خارج از کنترل به نظر می‌رسد، به انتخاب‌هایی که هنوز در دسترس فرد هستند.

وقتی تصمیمی مدتی عقب افتاده، ابتدا سه چیز را جدا می‌کنم: آنچه در اختیار فرد است، آنچه با گفت‌وگو می‌تواند روی آن اثر بگذارد و آنچه فعلاً باید به‌عنوان محدودیت بپذیرد. بعد می‌پرسیم چه ابهامی به اطلاعات تازه نیاز دارد، نه فکرکردن بیشتر.

مثلاً روشن‌کردن مرز اختیار با مدیر می‌تواند یک اقدام مشخص باشد: چه سؤالی، با چه کسی و تا چه زمانی؟ اگر نتیجه تغییری ایجاد نکرد، آن هم اطلاعات است. حالا نوبت انتخاب میان مذاکره، ادامه‌دادن یا تغییر مسیر است؛ با هزینه‌ای که خود فرد حاضر است بپذیرد. کوچ این تصمیم را به جای او نمی‌گیرد.